Pista de auditoría
¿Qué es un registro de auditorÃa?
Una pista de auditorÃa es un registro paso a paso mediante el cual se puede rastrear la contabilidad, los detalles comerciales u otros datos financieros hasta su origen. Los registros de auditorÃa se utilizan para verificar y rastrear muchos tipos de transacciones, incluidas las transacciones contables y las transacciones en cuentas de corretaje.
Una pista de auditorÃa se utiliza con mayor frecuencia cuando es necesario verificar la precisión de un elemento, como podrÃa ser en el caso de una auditorÃa. Los registros de auditorÃa pueden ser herramientas útiles para determinar la validez de un asiento contable, fuente de fondos o comercio.
Comprender un registro de auditorÃa
Los registros de auditorÃa se pueden usar en contabilidad cuando un auditor o examinador necesita verificar cifras como ingresos, ganancias netas o ganancias por acción (EPS). Las transacciones que están involucradas en el cálculo de los ingresos, las ganancias netas o las ganancias por acción de una empresa se revisan y los cálculos pueden rehacerse si las cifras se clasificaron incorrectamente.
El costo de los bienes vendidos (COGS),. por ejemplo, es un elemento de gasto que se resta de los ingresos brutos y que se usa para calcular las ganancias netas. La cifra COGS se verificarÃa dos veces verificando las transacciones y las fuentes de datos que se usaron para calcular el costo de los bienes vendidos. Todos los elementos de los números finales se verifican dos veces a lo largo de la pista de auditorÃa para verificar la cifra final.
Todas las empresas públicas se someten a una auditorÃa financiera como parte de sus responsabilidades de presentación de informes.
Tipos de pistas de auditorÃa
Los registros de auditorÃa, o más bien el proceso de seguimiento de un registro de auditorÃa, se encuentran en muchas áreas diferentes de las finanzas. Al comprar una casa, por ejemplo, un prestamista hipotecario puede utilizar una pista de auditorÃa para determinar el origen de los fondos para el pago inicial. Pueden solicitar ver un extracto bancario que muestre el depósito de fondos en la cuenta y solicitar una verificación adicional con respecto a la fuente del depósito.
La Comisión de Bolsa y Valores (SEC, por sus siglas en inglés) y la Bolsa de Nueva York utilizarán registros de auditorÃa para la reconstrucción explÃcita de transacciones cuando haya dudas sobre la validez o precisión de los datos comerciales. Esto se hace para garantizar que las transacciones que se realizan en las principales bolsas cumplan con las regulaciones vigentes.
Por supuesto, las pistas de auditorÃa también se pueden usar para rastrear actividades de mercado inapropiadas. Si se cree, por ejemplo, que una entidad en particular está negociando grandes volúmenes de una acción poco negociada con el fin de manipular el precio de la acción, un regulador puede utilizar una pista de auditorÃa para ayudar a identificar al culpable.
Luego, un regulador documentará y analizará todas las casas y corredores involucrados en transacciones especÃficas para el valor infractor para determinar qué actividad es anormal y quién podrÃa ser el manipulador. Dependiendo de la complejidad del esquema comercial que se utilice, la reconstrucción del historial comercial puede requerir contabilidad forense además de datos de seguimiento de auditorÃa.
Ventajas y desventajas de los registros de auditorÃa
Los registros de auditorÃa son una herramienta vital utilizada por los contadores para responsabilizar a las corporaciones por sus acciones. Sin el uso de pistas de auditorÃa para confirmar la información financiera, no habrÃa motivos para creer en la legitimidad de los informes financieros de una empresa. De esta forma, los registros de auditorÃa no solo protegen a los consumidores de informes fraudulentos, sino que también ayudan a estabilizar la economÃa en general.
Los registros de auditorÃa también obligan a las entidades a mantener un sistema completo y actualizado de registros y registros de auditorÃa, lo que reduce aún más el fraude y otros tipos de delitos financieros. En industrias como la atención médica, el mantenimiento meticuloso de los registros de auditorÃa ayuda a garantizar que solo las partes adecuadas puedan acceder a la información confidencial, como los datos protegidos por HIPAA.
Si bien los registros de auditorÃa brindan información financiera que es absolutamente necesaria para el flujo fluido de los negocios, existen desafÃos para mantener e implementar la práctica.
El mayor problema que enfrentan las corporaciones es el tiempo y el dinero que se necesita para mantener un registro de auditorÃa suficientemente compatible, especialmente cuando el registro de auditorÃa está automatizado. Los registros también pueden ser difÃciles de navegar y almacenar a medida que aumentan de tamaño. Además, el acceso puede ser demasiado amplio, lo que puede comprometer la integridad de los datos.
Finalmente, como en el caso de los bancos que buscan aprobar préstamos a sus miembros, a veces los requisitos de las pistas de auditorÃa son innecesariamente rÃgidos. Si, por ejemplo, un consumidor no mantiene registros financieros apropiados, puede ser rechazado injustamente por préstamos para los que de otro modo serÃa aprobado.
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Ejemplos de un registro de auditorÃa
El Order Audit Trail System (OATS) es un sistema automatizado de entrada de operaciones establecido por la Autoridad Reguladora de la Industria Financiera (FINRA) que se utiliza para registrar información relacionada con órdenes, cotizaciones y otros datos relacionados con las operaciones de todas las acciones negociadas en el Mercado Nacional . Sistema de Mercado (NMS). Este sistema simplifica la progresión de una orden desde su recepción inicial hasta su eventual ejecución o cancelación, para facilitar el seguimiento o la auditorÃa.
Uno de los propósitos de OATS es monitorear comportamientos sospechosos y proporcionar un registro de auditorÃa para los investigadores. Debido a los datos que se registran, cualquier persona involucrada en actividades sospechosas es más fácil de encontrar.
Un caso significativo ocurrió el 6 de mayo de 2010, cuando un comerciante del dÃa "falsificó" el mercado S&P 500 E-mini. Usó un programa automatizado que inició un efecto dominó de órdenes de venta que condujo a un colapso repentino ese dÃa. El hombre responsable, un residente de Londres, fue capturado y arrestado en 2015. En 2016 se declaró culpable de suplantación de identidad y fraude electrónico.
Si bien varias partes participaron en la prestación de testimonios y pruebas, y este caso involucró futuros,. no acciones, muestra la importancia de ordenar las pistas de auditorÃa y la supervisión financiera. Los reguladores pudieron ver que Navinder Singh Sarao, el hombre responsable, emitió cientos de pedidos enormes sin intención de cumplirlos,. sino con el único propósito de manipular el mercado en la dirección que él preferÃa.
Otro famoso ejemplo de fraude descubierto por las prácticas de auditorÃa en los últimos años fue el caso de Enron. A fines de la década de 1990, Enron fue elogiada por su innovación y fue uno de los niños mimados de Wall Street. Sin embargo, la empresa tuvo una exposición significativa a algunos de los sectores más afectados por el colapso de la burbuja de las puntocom en 2000. En lugar de comer sus pérdidas y avanzar honestamente, la empresa ocultó sus pérdidas a los inversores e infló las ganancias en otros sectores para apaciguar a los accionistas.
La firma encargada de auditar la empresa, la ya desaparecida Arthur Andersen,. firmó los informes de Enron a pesar de que sabÃan que los documentos eran fraudulentos. Eventualmente, las pérdidas fueron demasiado grandes para ocultarlas y Enron se vio obligada a declararse en bancarrota.
Aunque el director ejecutivo de Arthur Andersen ordenó a los auditores que destruyeran todos los documentos de Enron que revelaran fraude, finalmente se supo la verdad y los empleados de Enron y Arthur Andersen fueron acusados penalmente.
El caso de Enron presenta uno de los argumentos más convincentes de la necesidad de registros de auditorÃa precisos y completos.
En respuesta al escándalo de Enron, el presidente George W. Bush promulgó la Ley Sarbanes-Oxley. La Ley aumentó las consecuencias de destruir, alterar o fabricar estados financieros y tratar de defraudar a los accionistas.
Preguntas frecuentes sobre auditorÃa
¿Qué son las normas de auditorÃa en los Estados Unidos?
Las empresas en los Estados Unidos deben cumplir con los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP).
¿Qué es la auditorÃa interna?
Las auditorÃas internas evalúan los controles internos de una empresa, incluido su gobierno corporativo y los procesos contables. Este informe brinda a la gerencia las herramientas necesarias para lograr la eficiencia operativa mediante la identificación de problemas y la corrección de fallas antes de que sean descubiertas en una auditorÃa externa.
¿Qué es la materialidad en la auditorÃa?
De acuerdo con los US GAAP, la materialidad se describe de esta manera: "La omisión o declaración errónea de un elemento en un informe financiero es material si, a la luz de las circunstancias circundantes, la magnitud del elemento es tal que es probable que el juicio de una persona razonable que confÃa en el informe habrÃa sido cambiado o influenciado por la inclusión o corrección del elemento".
¿Cómo sabré si el IRS me está auditando?
Si está siendo auditado por el IRS, se le notificará por correo. El IRS no notifica a las personas por teléfono. Para obtener más información, consulte el sitio web del IRS sobre auditorÃas.
¿Qué debe incluir un registro de auditorÃa del libro mayor?
Una pista de auditorÃa del libro mayor general debe registrar todas las transacciones de una empresa y todos los documentos, ya sean en papel o electrónicos, relacionados con esas transacciones. Esto podrÃa incluir facturas, órdenes de compra e informes de gastos, asà como cualquier otra información que pueda confirmar el origen y el contenido de la transacción.
¿Qué documentos se incluyen en un registro de auditorÃa de nómina?
Un registro de auditorÃa de nómina debe incluir la información de identificación de todos los empleados, informes de gastos, documentos fiscales y cualquier documentación relacionada con cambios en su salario, asà como bonos o compensación adicional.
Reflejos
Las pistas de auditorÃa de pedidos proporcionan evidencia e información para los reguladores en casos de sospecha de fraude o actividad financiera ilegal.
El uso de pistas de auditorÃa ayuda a estabilizar la economÃa en general al confirmar la información que las empresas publican.
Una pista de auditorÃa es un registro secuencial que detalla el historial y los eventos relacionados con una transacción especÃfica o una entrada en el libro mayor.
Mantener un registro de auditorÃa suele ser un requisito reglamentario en muchos dominios financieros, asà como una mejor práctica contable.
Las instituciones reguladoras como la SEC y la NYSE utilizarán pistas de auditorÃa para la reconstrucción explÃcita de las transacciones cuando haya dudas sobre la validez o precisión de los datos comerciales.
