Audit Trail
Mikä on seurantaketju?
Kirjausketju on vaiheittainen tietue, jonka avulla kirjanpito-, kauppatiedot tai muut taloudelliset tiedot voidaan jäljittää niiden lähteeseen. Kirjauspolkuja käytetään monentyyppisten tapahtumien tarkistamiseen ja seuraamiseen, mukaan lukien kirjanpitotapahtumat ja välitystilien kaupat.
Kirjausketjua käytetään useimmiten silloin, kun kohteen tarkkuus on tarkistettava, kuten se voi olla auditoinnin tapauksessa. Kirjausketjut voivat olla hyödyllisiä työkaluja määritettäessä kirjanpitomerkinnän, varojen lähteen tai kaupan oikeellisuutta.
Kirjausketjun ymmärtäminen
Kirjanpitopolkuja voidaan käyttää kirjanpidossa, kun tilintarkastajan tai tarkastajan on tarkistettava lukuja, kuten liikevaihto, nettotulos tai osakekohtainen tulos (EPS). Liiketoimet, jotka liittyvät yrityksen liikevaihdon, nettotuloksen tai osakekohtaisen tuloksen laskemiseen, tarkistetaan ja laskelmat voidaan tehdä uudelleen, jos luvut on luokiteltu väärin.
Esimerkiksi myytyjen tavaroiden kustannukset (COGS) on kuluerä, joka vähennetään bruttotuloista ja jota käytetään laskettaessa nettotuloja. COGS-luku tarkistettaisiin kahteen kertaan tarkistamalla tapahtumat ja tietolähteet, jotka käytettiin myytyjen tavaroiden kustannusten laskemiseen. Kaikki lopullisten lukujen elementit tarkastetaan uudelleen kirjausketjun varrella lopullisen luvun vahvistamiseksi.
Kaikki julkiset yhtiöt käyvät läpi tilintarkastuksen osana raportointivelvollisuuttaan.
Kirjausketjujen tyypit
Kirjausketjut tai pikemminkin kirjausketjun seuraaminen löytyvät monilta eri rahoituksen aloilta. Asuntoa ostaessaan esimerkiksi asuntolainanantaja voi käyttää kirjausketjua määrittääkseen käsirahalähteen. He voivat pyytää nähdä tiliotteen, josta ilmenee varojen tallettaminen tilille, ja pyytää lisävarmennusta talletuksen lähteestä.
Securities and Exchange Commission (SEC) ja NYSE käyttävät kirjauspolkuja kauppojen nimenomaiseen rekonstruointiin, kun kauppatietojen oikeellisuudesta tai tarkkuudesta on kysymyksiä. Tämä tehdään sen varmistamiseksi, että suurissa pörsseissä tapahtuvat kaupat ovat voimassa olevien säännösten mukaisia.
Tietysti kirjauspolkuja voidaan käyttää myös sopimattoman markkinatoiminnan jäljittämiseen. Jos esimerkiksi uskotaan, että tietty taho käy kauppaa suuria määriä heikosti vaihdetuilla osakkeilla osakekurssin manipuloimiseksi, sääntelijä voi käyttää kirjausketjua syyllisen tunnistamiseen.
Sääntelyviranomainen dokumentoi ja analysoi sitten kaikki talot ja välittäjät, jotka osallistuvat tiettyihin kauppoihin, jotta voidaan määrittää, kenen toiminta on epänormaalia ja kuka saattaa olla manipuloija. Käytettävän kaupankäyntijärjestelmän monimutkaisuudesta riippuen kauppahistorian rekonstruoiminen voi vaatia rikosteknistä kirjanpitoa jäljitysketjutietojen lisäksi.
Kirjausketjujen edut ja haitat
Tilintarkastusketjut ovat elintärkeä työkalu, jota kirjanpitäjät käyttävät saadakseen yrityksiä vastuuseen teoistaan. Ilman kirjausketjujen käyttöä taloudellisten tietojen vahvistamiseen ei olisi mitään syytä uskoa yrityksen taloudellisten raporttien laillisuuteen. Tällä tavalla kirjausketjut eivät ainoastaan suojele kuluttajia petollisilta raportoinnilta, vaan ne auttavat myös vakauttamaan koko taloutta.
Kirjausketjut pakottavat yhteisöt myös ylläpitämään perusteellista ja päivitettyä auditointilokia ja jäljitysjärjestelmää, mikä vähentää petoksia ja muita talousrikoksia entisestään. Terveydenhuollon kaltaisilla toimialoilla auditointilokien huolellinen pitäminen auttaa varmistamaan, että arkaluontoiset tiedot, kuten HIPAA-suojatut tiedot, ovat vain asianmukaisilla osapuolilla.
Kirjausketjut tarjoavat taloudellista tietoa, joka on ehdottoman välttämätöntä liiketoiminnan sujuvuuden kannalta, mutta käytännön ylläpitämisessä ja toteuttamisessa on haasteita.
Suurin yritysten kohtaama ongelma on riittävän yhteensopivan auditointilokin ylläpitämiseen kuluva aika ja raha, varsinkin kun auditointiloki on automatisoitu. Lokeissa voi myös olla vaikea navigoida ja tallentaa niiden koon kasvaessa. Lisäksi pääsy voi olla liian laaja, mikä voi vaarantaa tietojen eheyden.
Lopuksi, kuten pankkien tapauksessa, jotka haluavat hyväksyä lainoja jäsenilleen, kirjausketjujen vaatimukset ovat joskus tarpeettoman tiukat. Jos kuluttaja esimerkiksi laiminlyö asianmukaisen taloudellisen kirjanpidon, hänet voidaan perusteettomasti evätä sellaisten lainojen osalta, joihin hän muuten hyväksyttäisiin.
TTT
Esimerkkejä kirjausketjusta
Order Audit Trail System (OATS) on Finanssialan sääntelyviranomaisen (FINRA) perustama automaattinen kaupankäyntijärjestelmä , jota käytetään kaikkien kansallisilla markkinoilla myytävien osakkeiden tilauksiin, noteerauksiin ja muihin kauppaan liittyviin tietoihin liittyvien tietojen tallentamiseen. Järjestelmä (NMS). Tämä järjestelmä yksinkertaistaa tilauksen etenemistä sen alkuperäisestä vastaanottamisesta sen lopulliseen suorittamiseen tai peruutukseen helpottaakseen seurantaa tai tarkastusta.
Yksi OATS:n tavoitteista on epäilyttävän toiminnan seuranta ja jäljitysketjun tarjoaminen tutkijoille. Tallennettavien tietojen ansiosta kaikki epäilyttävään toimintaan osallistuneet on helpompi löytää.
Merkittävä tapaus tapahtui 6. toukokuuta 2010, kun päiväkauppias "huijasi" S&P 500 E-mini -markkinoita. Hän käytti automatisoitua ohjelmaa, joka aloitti myyntitilausten dominoefektin, joka johti samana päivänä kaatumaan . Syyllinen mies, Lontoossa asuva, jäi kiinni ja pidätettiin vuonna 2015. Vuonna 2016 hän myönsi syyllistyneensä huijaamiseen ja verkkopetokseen.
Vaikka useat osapuolet osallistuivat todistajien ja todisteiden toimittamiseen, ja tämä tapaus koski futuureja,. ei osakkeita, se osoittaa tilausten kirjausketjujen ja taloudellisen valvonnan tärkeyden. Sääntelyviranomaiset näkivät, että vastuussa oleva Navinder Singh Sarao teki satoja valtavia tilauksia ilman aikomustakaan täyttää niitä, vaan pikemminkin tarkoituksenaan manipuloida markkinoita haluamaansa suuntaan.
Toinen kuuluisa esimerkki tilintarkastuskäytäntöjen viime vuosina havaitsemista petoksista oli Enronin tapaus. 1990-luvun lopulla Enron sai kiitosta innovaatiostaan ja oli yksi Wall Streetin rakkaimmista. Yrityksellä oli kuitenkin huomattava altistuminen joillekin dotcom-kuplan romahduksen pahiten kärsineille aloille vuonna 2000. Sen sijaan, että se olisi syönyt tappionsa ja siirtynyt rehellisesti eteenpäin, yhtiö piilotti tappionsa sijoittajilta ja paisutti voittojaan muilla sektoreilla osakkeenomistajien rauhoittamiseksi.
Yritys, jonka tehtävänä oli tarkastaa yritys, nyt lakkautettu Arthur Andersen allekirjoitti Enronin raportit, vaikka tiesivätkin, että asiakirjat olivat vilpillisiä. Lopulta tappiot olivat liian suuria piilotettavaksi, ja Enron joutui hakeutumaan konkurssiin.
Vaikka Arthur Andersenin toimitusjohtaja määräsi tilintarkastajat tuhoamaan kaikki Enron-asiakirjat, jotka paljastivat petoksia, lopulta totuus paljastui ja sekä Enronin että Arthur Andersenin työntekijöitä syytettiin rikosoikeudellisesti.
Enronin tapaus on yksi vakuuttavimmista argumenteista tarkkojen ja perusteellisten tarkastuslokien tarpeesta.
Vastauksena Enron-skandaaliin presidentti George W. Bush allekirjoitti lain Sarbanes-Oxley-lain. Laki lisäsi seurauksia tilinpäätösten tuhoamisesta, muuttamisesta tai väärentämisestä ja osakkeenomistajia pettämisestä.
Auditoinnin usein kysytyt kysymykset
Mitä tilintarkastusstandardit ovat Yhdysvalloissa?
Yhdysvalloissa toimivien yritysten on noudatettava yleisesti hyväksyttyjä kirjanpitoperiaatteita (GAAP).
Mitä sisäinen tarkastus on?
Sisäiset tarkastukset arvioivat yrityksen sisäistä valvontaa, mukaan lukien sen hallinto- ja laskentaprosessit. Tämä tarjoaa raporttien hallinnan työkalut, jotka ovat tarpeen toiminnan tehokkuuden saavuttamiseksi tunnistamalla ongelmat ja korjaamalla puutteita ennen kuin ne havaitaan ulkoisessa auditoinnissa.
Mitä olennaisuus tilintarkastuksessa on?
US GAAP:n mukaan olennaisuus kuvataan näin: "Talousraportin erän puuttuminen tai virheellinen esittäminen on olennaista, jos erän suuruus on ympäristöolosuhteiden valossa sellainen, että on todennäköistä, että harkinta on raporttiin luottavainen järkevä henkilö olisi muuttunut tai siihen olisi vaikuttanut kohteen sisällyttäminen tai korjaaminen."
Mistä tiedän, tarkastaako verohallinto minua?
Jos verovirasto tarkastaa sinut, saat ilmoituksen postitse. Verohallinto ei ilmoita yksityishenkilöille puhelimitse. Lisätietoja on verohallinnon tilintarkastuksia käsittelevillä verkkosivuilla.
Mitä pääkirjan kirjausketjun pitäisi sisältää?
Pääkirjan kirjausketjun tulisi tallentaa kaikki yrityksen tapahtumat ja kaikki näihin tapahtumiin liittyvät asiakirjat, olivatpa ne paperilla tai sähköisiä. Näitä voivat olla laskut, ostotilaukset ja kuluraportit sekä kaikki muut tiedot, jotka voivat vahvistaa tapahtuman lähteen ja sisällön.
Mitä asiakirjoja palkanlaskennan tarkastusketjuun sisältyy?
Palkanlaskennan seurantaketjuun tulee sisältyä kaikki työntekijän henkilötiedot, kuluraportit, veroasiakirjat ja kaikki palkan muutoksiin sekä palkkioihin tai lisäkorvauksiin liittyvät asiakirjat.
##Kohokohdat
Tilauskirjausketjut tarjoavat todisteita ja tietoja sääntelyviranomaisille tapauksissa, joissa epäillään petosta tai laitonta taloudellista toimintaa.
Kirjausketjujen käyttö auttaa vakauttamaan yleistä taloutta vahvistamalla yritysten julkistaman tiedon.
Kirjausketju on peräkkäinen tietue, joka sisältää yksityiskohtaisesti historian ja tapahtumat, jotka liittyvät tiettyyn tapahtumaan tai reskontrakirjaukseen.
Kirjausketjun ylläpitäminen on usein sääntelyvaatimus monilla talouden aloilla sekä kirjanpidon paras käytäntö.
Sääntelylaitokset, kuten SEC ja NYSE, käyttävät kirjauspolkuja kauppojen nimenomaiseen rekonstruointiin, kun kauppatietojen oikeellisuudesta tai tarkkuudesta on kysymyksiä.
