Buchungskontrolle
Was ist ein Audit-Trail?
Ein Audit-Trail ist eine Schritt-für-Schritt-Aufzeichnung, mit der Buchhaltungs-, Handelsdetails oder andere Finanzdaten bis zu ihrer Quelle zurückverfolgt werden können. Audit-Trails werden verwendet, um viele Arten von Transaktionen zu überprüfen und zu verfolgen, einschließlich Buchhaltungstransaktionen und Trades in Maklerkonten.
Ein Audit-Trail wird am häufigsten verwendet, wenn die Genauigkeit eines Elements überprüft werden muss, wie dies im Fall eines Audits der Fall sein kann. Audit-Trails können nützliche Werkzeuge sein, wenn Sie die Gültigkeit eines Buchhaltungseintrags, einer Geldquelle oder eines Handels bestimmen.
Einen Audit-Trail verstehen
Audit Trails können in der Buchhaltung verwendet werden, wenn ein Wirtschaftsprüfer oder Prüfer Zahlen wie Umsatz, Nettogewinn oder Gewinn pro Aktie (EPS) überprüfen muss. Transaktionen, die an der Berechnung des Umsatzes, des Nettogewinns oder des Gewinns pro Aktie eines Unternehmens beteiligt sind, werden überprüft, und die Berechnungen können erneut durchgeführt werden, wenn Zahlen falsch klassifiziert wurden.
Die Kosten der verkauften Waren (COGS) sind beispielsweise ein Aufwandsposten, der vom Bruttoumsatz abgezogen wird, der bei der Berechnung des Nettogewinns verwendet wird. Die COGS-Zahl würde durch Überprüfung der Transaktionen und Datenquellen, die in die Berechnung der Kosten der verkauften Waren eingeflossen sind, noch einmal überprüft. Alle Elemente der endgültigen Zahlen werden entlang des Prüfpfads doppelt geprüft, um die endgültige Zahl zu verifizieren.
Alle börsennotierten Unternehmen werden im Rahmen ihrer Berichtspflichten einer Finanzprüfung unterzogen.
Arten von Audit Trails
Audit Trails, oder besser gesagt der Prozess, einem Audit Trail zu folgen, finden sich in vielen verschiedenen Bereichen des Finanzwesens. Beim Kauf eines Eigenheims kann beispielsweise ein Hypothekengeber einen Prüfpfad verwenden, um die Quelle der Mittel für eine Anzahlung zu bestimmen. Sie können verlangen, einen Kontoauszug zu sehen, aus dem die Einzahlung auf das Konto hervorgeht, und um zusätzliche Überprüfung der Quelle der Einzahlung bitten.
Die Securities and Exchange Commission (SEC) und die NYSE werden Audit Trails für die explizite Rekonstruktion von Trades verwenden, wenn Fragen zur Gültigkeit oder Genauigkeit von Handelsdaten bestehen. Dies geschieht, um sicherzustellen, dass die an den großen Börsen stattfindenden Geschäfte den geltenden Vorschriften entsprechen.
Natürlich können Audit-Trails auch verwendet werden, um missbräuchliche Marktaktivitäten zu verfolgen. Wenn beispielsweise angenommen wird, dass ein bestimmtes Unternehmen große Mengen einer dünn gehandelten Aktie handelt, um den Aktienkurs zu manipulieren, kann eine Aufsichtsbehörde einen Prüfpfad verwenden, um den Schuldigen zu identifizieren.
Eine Aufsichtsbehörde dokumentiert und analysiert dann alle Häuser und Makler, die an bestimmten Geschäften für das betreffende Wertpapier beteiligt sind, um festzustellen, wessen Aktivitäten anormal sind und wer der Manipulator sein könnte. Abhängig von der Komplexität des verwendeten Handelsschemas kann die Rekonstruktion der Handelshistorie zusätzlich zu Audit-Trail-Daten eine forensische Buchführung erfordern.
Vor- und Nachteile von Audit Trails
Audit Trails sind ein wichtiges Instrument, das von Buchhaltern verwendet wird, um Unternehmen für ihre Handlungen zur Rechenschaft zu ziehen. Ohne die Verwendung von Prüfpfaden zur Bestätigung von Finanzinformationen gäbe es keinen Grund, an die Legitimität der Finanzberichte eines Unternehmens zu glauben. Auf diese Weise schützen Audit Trails Verbraucher nicht nur vor betrügerischen Meldungen, sondern tragen auch zur Stabilisierung der Gesamtwirtschaft bei.
Audit-Trails zwingen Unternehmen auch dazu, ein gründliches und aktualisiertes Audit-Log- und -Trail-System zu führen, wodurch Betrug und andere Arten von Finanzkriminalität weiter eingedämmt werden. In Branchen wie dem Gesundheitswesen trägt die sorgfältige Führung von Prüfprotokollen dazu bei sicherzustellen, dass sensible Informationen wie HIPAA-geschützte Daten nur von den entsprechenden Parteien abgerufen werden können.
Während Audit Trails Finanzinformationen liefern, die für den reibungslosen Geschäftsablauf unbedingt erforderlich sind, gibt es Herausforderungen bei der Aufrechterhaltung und Implementierung der Praxis.
Das größte Problem, mit dem Unternehmen konfrontiert sind, ist der Zeit- und Geldaufwand, der erforderlich ist, um ein ausreichend konformes Audit-Protokoll zu führen, insbesondere wenn das Audit-Protokoll automatisiert ist. Protokolle können auch schwierig zu navigieren und zu speichern sein, wenn sie an Größe zunehmen. Außerdem kann der Zugriff zu breit sein, was die Integrität der Daten gefährden kann.
Schließlich sind die Anforderungen an Prüfpfade manchmal unnötig starr, wie im Fall von Banken, die Kredite an ihre Mitglieder genehmigen möchten. Wenn beispielsweise ein Verbraucher keine angemessenen Finanzunterlagen führt, kann er zu Unrecht für Kredite abgelehnt werden, für die er sonst genehmigt worden wäre.
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Beispiele für einen Audit-Trail
Das Order Audit Trail System (OATS) ist ein automatisiertes Handelseingabesystem, das von der Financial Industry Regulatory Authority (FINRA) eingerichtet wurde und verwendet wird, um Informationen zu Aufträgen, Kursnotierungen und anderen handelsbezogenen Daten von allen Aktien aufzuzeichnen, die auf dem National gehandelt werden Marktsystem (NMS). Dieses System vereinfacht den Verlauf einer Order von ihrem ursprünglichen Eingang bis zu ihrer eventuellen Ausführung oder Stornierung, um sie einfach zu verfolgen oder zu prüfen.
Einer der Zwecke von OATS ist die Überwachung auf verdächtiges Verhalten und die Bereitstellung eines Audit-Trails für Ermittler. Aufgrund der aufgezeichneten Daten sind Personen, die an verdächtigen Aktivitäten beteiligt sind, leichter zu finden.
Ein bedeutender Fall ereignete sich am 6. Mai 2010, als ein Daytrader den S&P 500 E-Mini-Markt „fälschte“. Er verwendete ein automatisiertes Programm, das einen Dominoeffekt von Verkaufsaufträgen auslöste, der an diesem Tag zu einem Flash-Crash führte. Der verantwortliche Mann, ein Einwohner Londons, wurde 2015 gefasst und festgenommen. 2016 bekannte er sich des Spoofing und des Drahtbetrugs schuldig.
Während eine Reihe von Parteien an der Bereitstellung von Zeugenaussagen und Beweisen beteiligt waren und dieser Fall Futures und keine Aktien betraf, zeigt dies die Bedeutung von Order-Audit-Trails und Finanzaufsicht. Die Aufsichtsbehörden konnten sehen, dass Navinder Singh Sarao, der verantwortliche Mann, Hunderte von riesigen Aufträgen erteilte, ohne die Absicht , sie zu erfüllen,. sondern zu dem alleinigen Zweck, den Markt in seine bevorzugte Richtung zu manipulieren.
Ein weiteres berühmtes Beispiel für Betrug, der in den letzten Jahren von Wirtschaftsprüfungspraktiken aufgedeckt wurde, war der Fall von Enron. In den späten 1990er Jahren wurde Enron für seine Innovation gelobt und war einer der Lieblinge der Wall Street. Das Unternehmen hatte jedoch ein erhebliches Engagement in einigen der am stärksten betroffenen Sektoren des Dotcom-Blasencrashs im Jahr 2000. Anstatt seine Verluste aufzufressen und ehrlich voranzukommen, versteckte das Unternehmen seine Verluste vor den Anlegern und erhöhte die Gewinne in anderen Sektoren, um die Aktionäre zu beruhigen.
Die Firma, die mit der Prüfung des Unternehmens beauftragt war, der inzwischen aufgelöste Arthur Andersen,. unterzeichnete die Berichte von Enron, obwohl sie wussten, dass die Dokumente betrügerisch waren. Schließlich waren die Verluste zu groß, um sie zu verbergen, und Enron musste Insolvenz anmelden.
Obwohl der CEO von Arthur Andersen Wirtschaftsprüfern befahl, alle Enron-Dokumente zu vernichten, die Betrug aufdeckten, kam schließlich die Wahrheit ans Licht und Mitarbeiter sowohl von Enron als auch von Arthur Andersen wurden strafrechtlich angeklagt.
Der Fall Enron ist eines der überzeugendsten Argumente für die Notwendigkeit genauer und gründlicher Prüfprotokolle.
Als Reaktion auf den Enron-Skandal unterzeichnete Präsident George W. Bush den Sarbanes-Oxley Act. Das Gesetz verschärfte die Konsequenzen für die Vernichtung, Veränderung oder Fälschung von Jahresabschlüssen und den Versuch, Aktionäre zu betrügen.
Häufig gestellte Fragen zur Prüfung
Was sind Prüfungsstandards in den Vereinigten Staaten?
Unternehmen in den Vereinigten Staaten müssen sich an die allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) halten.
Was ist Interne Revision?
Interne Audits bewerten die internen Kontrollen eines Unternehmens, einschließlich seiner Corporate Governance- und Rechnungslegungsprozesse. Dieser Bericht stellt dem Management die notwendigen Werkzeuge zur Verfügung, um betriebliche Effizienz zu erreichen, indem Probleme identifiziert und Fehler korrigiert werden, bevor sie bei einem externen Audit entdeckt werden.
Was ist Wesentlichkeit in der Wirtschaftsprüfung?
Nach US-GAAP wird Wesentlichkeit wie folgt beschrieben: „Die Auslassung oder Falschdarstellung eines Postens in einem Finanzbericht ist wesentlich, wenn es angesichts der umgebenden Umstände so groß ist, dass es wahrscheinlich ist, dass das Urteil getroffen wird einer vernünftigen Person, die sich auf den Bericht verlässt, durch die Aufnahme oder Korrektur des Elements verändert oder beeinflusst worden wäre.“
Wie erfahre ich, ob der IRS mich prüft?
Wenn Sie vom IRS geprüft werden, werden Sie per E-Mail benachrichtigt. Der IRS benachrichtigt Einzelpersonen nicht per Telefon. Weitere Informationen finden Sie auf der IRS-Website zu Audits.
Was sollte ein Hauptbuch-Audit-Trail enthalten?
Ein Hauptbuch-Audit-Trail sollte alle Transaktionen eines Unternehmens und alle Dokumente – ob auf Papier oder elektronisch – im Zusammenhang mit diesen Transaktionen aufzeichnen. Dazu können Rechnungen, Bestellungen und Spesenabrechnungen sowie alle anderen Informationen gehören, die die Quelle und den Inhalt der Transaktion bestätigen können.
Welche Dokumente sind in einem Payroll Audit Trail enthalten?
Ein Audit-Trail der Gehaltsabrechnung sollte alle Identifikationsdaten der Mitarbeiter, Spesenabrechnungen, Steuerunterlagen und alle Unterlagen in Bezug auf Gehaltsänderungen sowie Boni oder zusätzliche Vergütungen enthalten.
Höhepunkte
Audit-Trails für Bestellungen liefern Beweise und Informationen für Aufsichtsbehörden in Fällen von mutmaßlichem Betrug oder illegalen Finanzaktivitäten.
Die Verwendung von Audit-Trails hilft, die Gesamtwirtschaft zu stabilisieren, indem die Informationen bestätigt werden, die Unternehmen der Öffentlichkeit zugänglich machen.
Ein Audit-Trail ist eine sequentielle Aufzeichnung, die den Verlauf und die Ereignisse im Zusammenhang mit einer bestimmten Transaktion oder einem Ledger-Eintrag enthält.
Die Aufrechterhaltung eines Prüfprotokolls ist in vielen Finanzbereichen häufig eine gesetzliche Anforderung sowie eine bewährte Vorgehensweise bei der Buchhaltung.
Aufsichtsbehörden wie die SEC und die NYSE werden Audit Trails für die explizite Rekonstruktion von Trades verwenden, wenn Fragen zur Gültigkeit oder Genauigkeit von Handelsdaten bestehen.
