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Buchungskontrolle

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Was ist ein Audit-Trail?

Ein Audit-Trail ist eine Schritt-f├╝r-Schritt-Aufzeichnung, mit der Buchhaltungs-, Handelsdetails oder andere Finanzdaten bis zu ihrer Quelle zur├╝ckverfolgt werden k├Ânnen. Audit-Trails werden verwendet, um viele Arten von Transaktionen zu ├╝berpr├╝fen und zu verfolgen, einschlie├člich Buchhaltungstransaktionen und Trades in Maklerkonten.

Ein Audit-Trail wird am h├Ąufigsten verwendet, wenn die Genauigkeit eines Elements ├╝berpr├╝ft werden muss, wie dies im Fall eines Audits der Fall sein kann. Audit-Trails k├Ânnen n├╝tzliche Werkzeuge sein, wenn Sie die G├╝ltigkeit eines Buchhaltungseintrags, einer Geldquelle oder eines Handels bestimmen.

Einen Audit-Trail verstehen

Audit Trails k├Ânnen in der Buchhaltung verwendet werden, wenn ein Wirtschaftspr├╝fer oder Pr├╝fer Zahlen wie Umsatz, Nettogewinn oder Gewinn pro Aktie (EPS) ├╝berpr├╝fen muss. Transaktionen, die an der Berechnung des Umsatzes, des Nettogewinns oder des Gewinns pro Aktie eines Unternehmens beteiligt sind, werden ├╝berpr├╝ft, und die Berechnungen k├Ânnen erneut durchgef├╝hrt werden, wenn Zahlen falsch klassifiziert wurden.

Die Kosten der verkauften Waren (COGS) sind beispielsweise ein Aufwandsposten, der vom Bruttoumsatz abgezogen wird, der bei der Berechnung des Nettogewinns verwendet wird. Die COGS-Zahl w├╝rde durch ├ťberpr├╝fung der Transaktionen und Datenquellen, die in die Berechnung der Kosten der verkauften Waren eingeflossen sind, noch einmal ├╝berpr├╝ft. Alle Elemente der endg├╝ltigen Zahlen werden entlang des Pr├╝fpfads doppelt gepr├╝ft, um die endg├╝ltige Zahl zu verifizieren.

Alle b├Ârsennotierten Unternehmen werden im Rahmen ihrer Berichtspflichten einer Finanzpr├╝fung unterzogen.

Arten von Audit Trails

Audit Trails, oder besser gesagt der Prozess, einem Audit Trail zu folgen, finden sich in vielen verschiedenen Bereichen des Finanzwesens. Beim Kauf eines Eigenheims kann beispielsweise ein Hypothekengeber einen Pr├╝fpfad verwenden, um die Quelle der Mittel f├╝r eine Anzahlung zu bestimmen. Sie k├Ânnen verlangen, einen Kontoauszug zu sehen, aus dem die Einzahlung auf das Konto hervorgeht, und um zus├Ątzliche ├ťberpr├╝fung der Quelle der Einzahlung bitten.

Die Securities and Exchange Commission (SEC) und die NYSE werden Audit Trails f├╝r die explizite Rekonstruktion von Trades verwenden, wenn Fragen zur G├╝ltigkeit oder Genauigkeit von Handelsdaten bestehen. Dies geschieht, um sicherzustellen, dass die an den gro├čen B├Ârsen stattfindenden Gesch├Ąfte den geltenden Vorschriften entsprechen.

Nat├╝rlich k├Ânnen Audit-Trails auch verwendet werden, um missbr├Ąuchliche Marktaktivit├Ąten zu verfolgen. Wenn beispielsweise angenommen wird, dass ein bestimmtes Unternehmen gro├če Mengen einer d├╝nn gehandelten Aktie handelt, um den Aktienkurs zu manipulieren, kann eine Aufsichtsbeh├Ârde einen Pr├╝fpfad verwenden, um den Schuldigen zu identifizieren.

Eine Aufsichtsbeh├Ârde dokumentiert und analysiert dann alle H├Ąuser und Makler, die an bestimmten Gesch├Ąften f├╝r das betreffende Wertpapier beteiligt sind, um festzustellen, wessen Aktivit├Ąten anormal sind und wer der Manipulator sein k├Ânnte. Abh├Ąngig von der Komplexit├Ąt des verwendeten Handelsschemas kann die Rekonstruktion der Handelshistorie zus├Ątzlich zu Audit-Trail-Daten eine forensische Buchf├╝hrung erfordern.

Vor- und Nachteile von Audit Trails

Audit Trails sind ein wichtiges Instrument, das von Buchhaltern verwendet wird, um Unternehmen f├╝r ihre Handlungen zur Rechenschaft zu ziehen. Ohne die Verwendung von Pr├╝fpfaden zur Best├Ątigung von Finanzinformationen g├Ąbe es keinen Grund, an die Legitimit├Ąt der Finanzberichte eines Unternehmens zu glauben. Auf diese Weise sch├╝tzen Audit Trails Verbraucher nicht nur vor betr├╝gerischen Meldungen, sondern tragen auch zur Stabilisierung der Gesamtwirtschaft bei.

Audit-Trails zwingen Unternehmen auch dazu, ein gr├╝ndliches und aktualisiertes Audit-Log- und -Trail-System zu f├╝hren, wodurch Betrug und andere Arten von Finanzkriminalit├Ąt weiter einged├Ąmmt werden. In Branchen wie dem Gesundheitswesen tr├Ągt die sorgf├Ąltige F├╝hrung von Pr├╝fprotokollen dazu bei sicherzustellen, dass sensible Informationen wie HIPAA-gesch├╝tzte Daten nur von den entsprechenden Parteien abgerufen werden k├Ânnen.

W├Ąhrend Audit Trails Finanzinformationen liefern, die f├╝r den reibungslosen Gesch├Ąftsablauf unbedingt erforderlich sind, gibt es Herausforderungen bei der Aufrechterhaltung und Implementierung der Praxis.

Das gr├Â├čte Problem, mit dem Unternehmen konfrontiert sind, ist der Zeit- und Geldaufwand, der erforderlich ist, um ein ausreichend konformes Audit-Protokoll zu f├╝hren, insbesondere wenn das Audit-Protokoll automatisiert ist. Protokolle k├Ânnen auch schwierig zu navigieren und zu speichern sein, wenn sie an Gr├Â├če zunehmen. Au├čerdem kann der Zugriff zu breit sein, was die Integrit├Ąt der Daten gef├Ąhrden kann.

Schlie├člich sind die Anforderungen an Pr├╝fpfade manchmal unn├Âtig starr, wie im Fall von Banken, die Kredite an ihre Mitglieder genehmigen m├Âchten. Wenn beispielsweise ein Verbraucher keine angemessenen Finanzunterlagen f├╝hrt, kann er zu Unrecht f├╝r Kredite abgelehnt werden, f├╝r die er sonst genehmigt worden w├Ąre.

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Beispiele f├╝r einen Audit-Trail

Das Order Audit Trail System (OATS) ist ein automatisiertes Handelseingabesystem, das von der Financial Industry Regulatory Authority (FINRA) eingerichtet wurde und verwendet wird, um Informationen zu Auftr├Ągen, Kursnotierungen und anderen handelsbezogenen Daten von allen Aktien aufzuzeichnen, die auf dem National gehandelt werden Marktsystem (NMS). Dieses System vereinfacht den Verlauf einer Order von ihrem urspr├╝nglichen Eingang bis zu ihrer eventuellen Ausf├╝hrung oder Stornierung, um sie einfach zu verfolgen oder zu pr├╝fen.

Einer der Zwecke von OATS ist die ├ťberwachung auf verd├Ąchtiges Verhalten und die Bereitstellung eines Audit-Trails f├╝r Ermittler. Aufgrund der aufgezeichneten Daten sind Personen, die an verd├Ąchtigen Aktivit├Ąten beteiligt sind, leichter zu finden.

Ein bedeutender Fall ereignete sich am 6. Mai 2010, als ein Daytrader den S&P 500 E-Mini-Markt ÔÇ×f├ĄlschteÔÇť. Er verwendete ein automatisiertes Programm, das einen Dominoeffekt von Verkaufsauftr├Ągen ausl├Âste, der an diesem Tag zu einem Flash-Crash f├╝hrte. Der verantwortliche Mann, ein Einwohner Londons, wurde 2015 gefasst und festgenommen. 2016 bekannte er sich des Spoofing und des Drahtbetrugs schuldig.

W├Ąhrend eine Reihe von Parteien an der Bereitstellung von Zeugenaussagen und Beweisen beteiligt waren und dieser Fall Futures und keine Aktien betraf, zeigt dies die Bedeutung von Order-Audit-Trails und Finanzaufsicht. Die Aufsichtsbeh├Ârden konnten sehen, dass Navinder Singh Sarao, der verantwortliche Mann, Hunderte von riesigen Auftr├Ągen erteilte, ohne die Absicht , sie zu erf├╝llen,. sondern zu dem alleinigen Zweck, den Markt in seine bevorzugte Richtung zu manipulieren.

Ein weiteres ber├╝hmtes Beispiel f├╝r Betrug, der in den letzten Jahren von Wirtschaftspr├╝fungspraktiken aufgedeckt wurde, war der Fall von Enron. In den sp├Ąten 1990er Jahren wurde Enron f├╝r seine Innovation gelobt und war einer der Lieblinge der Wall Street. Das Unternehmen hatte jedoch ein erhebliches Engagement in einigen der am st├Ąrksten betroffenen Sektoren des Dotcom-Blasencrashs im Jahr 2000. Anstatt seine Verluste aufzufressen und ehrlich voranzukommen, versteckte das Unternehmen seine Verluste vor den Anlegern und erh├Âhte die Gewinne in anderen Sektoren, um die Aktion├Ąre zu beruhigen.

Die Firma, die mit der Pr├╝fung des Unternehmens beauftragt war, der inzwischen aufgel├Âste Arthur Andersen,. unterzeichnete die Berichte von Enron, obwohl sie wussten, dass die Dokumente betr├╝gerisch waren. Schlie├člich waren die Verluste zu gro├č, um sie zu verbergen, und Enron musste Insolvenz anmelden.

Obwohl der CEO von Arthur Andersen Wirtschaftspr├╝fern befahl, alle Enron-Dokumente zu vernichten, die Betrug aufdeckten, kam schlie├člich die Wahrheit ans Licht und Mitarbeiter sowohl von Enron als auch von Arthur Andersen wurden strafrechtlich angeklagt.

Der Fall Enron ist eines der ├╝berzeugendsten Argumente f├╝r die Notwendigkeit genauer und gr├╝ndlicher Pr├╝fprotokolle.

Als Reaktion auf den Enron-Skandal unterzeichnete Pr├Ąsident George W. Bush den Sarbanes-Oxley Act. Das Gesetz versch├Ąrfte die Konsequenzen f├╝r die Vernichtung, Ver├Ąnderung oder F├Ąlschung von Jahresabschl├╝ssen und den Versuch, Aktion├Ąre zu betr├╝gen.

H├Ąufig gestellte Fragen zur Pr├╝fung

Was sind Pr├╝fungsstandards in den Vereinigten Staaten?

Unternehmen in den Vereinigten Staaten m├╝ssen sich an die allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrunds├Ątze (GAAP) halten.

Was ist Interne Revision?

Interne Audits bewerten die internen Kontrollen eines Unternehmens, einschlie├člich seiner Corporate Governance- und Rechnungslegungsprozesse. Dieser Bericht stellt dem Management die notwendigen Werkzeuge zur Verf├╝gung, um betriebliche Effizienz zu erreichen, indem Probleme identifiziert und Fehler korrigiert werden, bevor sie bei einem externen Audit entdeckt werden.

Was ist Wesentlichkeit in der Wirtschaftspr├╝fung?

Nach US-GAAP wird Wesentlichkeit wie folgt beschrieben: ÔÇ×Die Auslassung oder Falschdarstellung eines Postens in einem Finanzbericht ist wesentlich, wenn es angesichts der umgebenden Umst├Ąnde so gro├č ist, dass es wahrscheinlich ist, dass das Urteil getroffen wird einer vern├╝nftigen Person, die sich auf den Bericht verl├Ąsst, durch die Aufnahme oder Korrektur des Elements ver├Ąndert oder beeinflusst worden w├Ąre.ÔÇť

Wie erfahre ich, ob der IRS mich pr├╝ft?

Wenn Sie vom IRS gepr├╝ft werden, werden Sie per E-Mail benachrichtigt. Der IRS benachrichtigt Einzelpersonen nicht per Telefon. Weitere Informationen finden Sie auf der IRS-Website zu Audits.

Was sollte ein Hauptbuch-Audit-Trail enthalten?

Ein Hauptbuch-Audit-Trail sollte alle Transaktionen eines Unternehmens und alle Dokumente ÔÇô ob auf Papier oder elektronisch ÔÇô im Zusammenhang mit diesen Transaktionen aufzeichnen. Dazu k├Ânnen Rechnungen, Bestellungen und Spesenabrechnungen sowie alle anderen Informationen geh├Âren, die die Quelle und den Inhalt der Transaktion best├Ątigen k├Ânnen.

Welche Dokumente sind in einem Payroll Audit Trail enthalten?

Ein Audit-Trail der Gehaltsabrechnung sollte alle Identifikationsdaten der Mitarbeiter, Spesenabrechnungen, Steuerunterlagen und alle Unterlagen in Bezug auf Gehalts├Ąnderungen sowie Boni oder zus├Ątzliche Verg├╝tungen enthalten.

H├Âhepunkte

  • Audit-Trails f├╝r Bestellungen liefern Beweise und Informationen f├╝r Aufsichtsbeh├Ârden in F├Ąllen von mutma├člichem Betrug oder illegalen Finanzaktivit├Ąten.

  • Die Verwendung von Audit-Trails hilft, die Gesamtwirtschaft zu stabilisieren, indem die Informationen best├Ątigt werden, die Unternehmen der ├ľffentlichkeit zug├Ąnglich machen.

  • Ein Audit-Trail ist eine sequentielle Aufzeichnung, die den Verlauf und die Ereignisse im Zusammenhang mit einer bestimmten Transaktion oder einem Ledger-Eintrag enth├Ąlt.

  • Die Aufrechterhaltung eines Pr├╝fprotokolls ist in vielen Finanzbereichen h├Ąufig eine gesetzliche Anforderung sowie eine bew├Ąhrte Vorgehensweise bei der Buchhaltung.

  • Aufsichtsbeh├Ârden wie die SEC und die NYSE werden Audit Trails f├╝r die explizite Rekonstruktion von Trades verwenden, wenn Fragen zur G├╝ltigkeit oder Genauigkeit von Handelsdaten bestehen.