Pista di controllo
Che cos'è un audit trail?
Un audit trail è un record passo dopo passo mediante il quale è possibile risalire alla loro origine contabili, dettagli commerciali o altri dati finanziari. Gli audit trail vengono utilizzati per verificare e tenere traccia di molti tipi di transazioni, comprese le transazioni contabili e le operazioni in conti di intermediazione.
Un audit trail viene spesso utilizzato quando è necessario verificare l'accuratezza di un elemento, come potrebbe essere nel caso di un audit. Gli audit trail possono essere strumenti utili per determinare la validità di una registrazione contabile, una fonte di fondi o un'operazione.
Comprendere un audit trail
Gli audit trail possono essere utilizzati in contabilità quando un revisore dei conti o un esaminatore deve verificare cifre come entrate, utili netti o utili per azione (EPS). Le transazioni che sono coinvolte nel calcolo delle entrate, dell'utile netto o dell'utile per azione di una società vengono riviste e i calcoli possono essere rifatti se le cifre sono state classificate in modo errato.
Il costo dei beni venduti (COGS),. ad esempio, è una voce di spesa sottratta dai ricavi lordi che viene utilizzata per calcolare i guadagni netti. La cifra COGS verrebbe ricontrollata verificando le transazioni e le fonti di dati che sono state utilizzate per calcolare il costo delle merci vendute. Tutti gli elementi dei numeri finali vengono ricontrollati lungo la pista di controllo per verificare la cifra finale.
Tutte le società pubbliche sono sottoposte a un audit finanziario nell'ambito delle loro responsabilità di rendicontazione.
Tipi di audit trail
Gli audit trail, o meglio il processo di seguire un audit trail, si trovano in molte aree diverse della finanza. Quando si acquista una casa, ad esempio, un prestatore di mutui può utilizzare una pista di controllo per determinare la fonte dei fondi per un acconto. Potrebbero chiedere di vedere un estratto conto bancario che mostri il deposito di fondi sul conto e richiedere ulteriori verifiche sull'origine del deposito.
La Securities and Exchange Commission (SEC) e il NYSE utilizzeranno le piste di controllo per la ricostruzione esplicita delle operazioni quando ci sono domande sulla validità o l'accuratezza dei dati sulle operazioni. Questo per garantire che le negoziazioni che si svolgono sulle principali borse siano conformi alle normative vigenti.
Naturalmente, gli audit trail possono essere utilizzati anche per tenere traccia di attività di mercato improprie. Se si ritiene, ad esempio, che una particolare entità stia negoziando grandi volumi di azioni poco negoziate allo scopo di manipolare il prezzo delle azioni, un regolatore può utilizzare una pista di controllo per aiutare a identificare il colpevole.
Un regolatore quindi documenterà e analizzerà tutte le società e gli intermediari coinvolti in operazioni specifiche per il titolo incriminato per determinare quale attività è anormale e chi potrebbe essere il manipolatore. A seconda della complessità dello schema commerciale utilizzato, la ricostruzione della cronologia commerciale può richiedere una contabilità forense oltre ai dati della pista di controllo.
Vantaggi e svantaggi degli audit trail
Gli audit trail sono uno strumento vitale utilizzato dai contabili per ritenere le società responsabili delle loro azioni. Senza l'uso di audit trail per confermare le informazioni finanziarie, non ci sarebbe motivo di credere nella legittimità dei rapporti finanziari di un'azienda. In questo modo, le piste di controllo non solo proteggono i consumatori da segnalazioni fraudolente, ma aiutano anche a stabilizzare l'economia nel suo complesso.
Le piste di controllo costringono inoltre le entità a mantenere un registro di controllo completo e aggiornato e un sistema di tracce, che riduce ulteriormente le frodi e altri tipi di reati finanziari. In settori come quello sanitario, la meticolosa conservazione dei registri di controllo aiuta a garantire che le informazioni sensibili, come i dati protetti dall'HIPAA, siano accessibili solo alle parti appropriate.
Sebbene gli audit trail forniscano informazioni finanziarie assolutamente necessarie per il regolare flusso degli affari, ci sono sfide per il mantenimento e l'implementazione della pratica.
Il problema più grande affrontato dalle aziende è il tempo e il denaro necessari per mantenere un registro di controllo sufficientemente conforme, soprattutto quando il registro di controllo è automatizzato. Anche i registri possono essere difficili da navigare e archiviare poiché aumentano di dimensioni. Inoltre, l'accesso potrebbe essere troppo ampio, il che può compromettere l'integrità dei dati.
Infine, come nel caso delle banche che cercano di concedere prestiti ai propri membri, a volte i requisiti delle piste di controllo sono inutilmente rigidi. Se, ad esempio, un consumatore non riesce a tenere registri finanziari adeguati, potrebbe essere ingiustamente rifiutato per prestiti per i quali sarebbe altrimenti approvato.
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Esempi di audit trail
L' Order Audit Trail System (OATS) è un sistema automatizzato di immissione in commercio istituito dall'Autorità di regolamentazione del settore finanziario (FINRA) utilizzato per registrare informazioni relative a ordini, quotazioni e altri dati relativi al commercio da tutte le azioni negoziate sul mercato nazionale Sistema di mercato (SNM). Questo sistema semplifica la progressione di un ordine dalla sua ricezione iniziale alla sua eventuale esecuzione o annullamento, per un facile monitoraggio o finalità di controllo.
Uno degli scopi di OATS è il monitoraggio di comportamenti sospetti e la fornitura di una pista di controllo per gli investigatori. Grazie ai dati registrati, è più facile trovare chiunque sia coinvolto in attività sospette.
Un caso significativo si è verificato il 6 maggio 2010, quando un day trader ha "spoofato" il mercato S&P 500 E-mini. Ha utilizzato un programma automatizzato che ha avviato un effetto domino di ordini di vendita che ha portato a un flash crash quel giorno. L'uomo responsabile, residente a Londra, è stato catturato e arrestato nel 2015. Nel 2016 si è dichiarato colpevole di spoofing e frode telematica.
Sebbene un certo numero di parti sia stato coinvolto nel fornire testimonianze e prove, e questo caso riguardava futures,. non azioni, mostra l'importanza delle tracce di controllo degli ordini e della supervisione finanziaria. I regolatori hanno potuto vedere che Navinder Singh Sarao, l'uomo responsabile, ha emesso centinaia di ordini enormi senza l'intenzione di evaderli,. ma piuttosto con l'unico scopo di manipolare il mercato nella sua direzione preferita.
Un altro famoso esempio di frode scoperto dalle pratiche di revisione negli ultimi anni è stato il caso della Enron. Alla fine degli anni '90, Enron è stata elogiata per la sua innovazione ed è stata una delle predilette di Wall Street. Tuttavia, la società ha avuto un'esposizione significativa ad alcuni dei settori più colpiti dal crollo della bolla delle dotcom nel 2000. Invece di mangiare le sue perdite e andare avanti onestamente, la società ha nascosto le sue perdite agli investitori e ha gonfiato i profitti in altri settori per placare gli azionisti.
La società incaricata di controllare la società, l'ormai defunto Arthur Andersen,. firmò i rapporti della Enron anche se sapevano che i documenti erano fraudolenti. Alla fine, le perdite erano troppo grandi per essere nascoste e la Enron fu costretta a dichiarare bancarotta.
Anche se l'amministratore delegato di Arthur Andersen ha ordinato ai revisori dei conti di distruggere tutti i documenti Enron che hanno rivelato una frode, alla fine è emersa la verità e i dipendenti sia della Enron che della Arthur Andersen sono stati accusati penalmente.
Il caso Enron presenta uno degli argomenti più convincenti della necessità di registri di controllo accurati e completi.
In risposta allo scandalo Enron, il presidente George W. Bush ha convertito in legge il Sarbanes-Oxley Act. La legge ha aggravato le conseguenze per la distruzione, l'alterazione o la fabbricazione di rendiconti finanziari e il tentativo di frodare gli azionisti.
Domande frequenti sul controllo
Quali sono gli standard di revisione negli Stati Uniti?
Le società negli Stati Uniti sono tenute a rispettare i principi contabili generalmente accettati (GAAP).
Che cos'è il controllo interno?
Gli audit interni valutano i controlli interni di un'azienda, inclusi il governo societario ei processi contabili. Tale report fornisce al management gli strumenti necessari per raggiungere l'efficienza operativa, individuando i problemi e correggendo gli errori prima che vengano scoperti in un audit esterno.
Che cos'è la materialità nell'auditing?
Secondo gli US GAAP, la materialità è descritta in questo modo: "L'omissione o l'errata dichiarazione di un elemento in un bilancio è rilevante se, alla luce delle circostanze circostanti, l'entità dell'elemento è tale che è probabile che il giudizio di una persona ragionevole che facesse affidamento sulla segnalazione sarebbe stata modificata o influenzata dall'inclusione o dalla correzione dell'elemento."
Come saprò se l'IRS mi sta verificando?
Se sei sottoposto a verifica da parte dell'IRS, sarai avvisato per posta. L'IRS non informa le persone tramite telefono. Per ulteriori informazioni, consultare il sito web dell'IRS sugli audit.
Cosa dovrebbe includere un audit trail di contabilità generale?
Un audit trail di contabilità generale dovrebbe registrare tutte le transazioni di un'azienda e tutti i documenti, cartacei o elettronici, relativi a tali transazioni. Ciò potrebbe includere fatture, ordini di acquisto e note spese, nonché qualsiasi altra informazione che possa confermare l'origine e il contenuto della transazione.
Quali documenti sono inclusi in un audit trail delle buste paga?
Una pista di controllo delle buste paga dovrebbe includere tutte le informazioni di identificazione dei dipendenti, le note spese, i documenti fiscali e qualsiasi documentazione relativa alle modifiche della loro retribuzione, nonché a bonus o compensi aggiuntivi.
Mette in risalto
Gli audit trail degli ordini forniscono prove e informazioni per le autorità di regolamentazione in caso di sospetta frode o attività finanziaria illegale.
L'uso di audit trail aiuta a stabilizzare l'economia generale confermando la divulgazione al pubblico delle società di informazioni.
Un audit trail è un record sequenziale che dettaglia la cronologia e gli eventi relativi a una specifica transazione o movimento contabile.
Il mantenimento di una pista di controllo è spesso un requisito normativo in molti domini finanziari, nonché una best practice contabile.
Le istituzioni di regolamentazione come la SEC e il NYSE utilizzeranno piste di controllo per la ricostruzione esplicita delle operazioni quando ci sono domande sulla validità o l'accuratezza dei dati commerciali.
